酷學習 2011/04/25

目標設定克服拖延習慣 讓時間管理更有價值

文/梁凱芹整理

諮商輔導組於3月30日邀請準諮商心理師許凱傑,演講「湯姆就是瑪莉Time is money--淺談時間管理」,分享時間管理的方法、常見的迷思,以及自身的經驗,本刊摘錄其精華以饗讀者。

你對時間的聯想為何?通常會從具體的意象來想像時間對我們的意義。但是,無論是求學、就業、娛樂等生活中大小事,都需要時間,因為沒有一件事是跟時間沒有關係的。每個人一天都只有24小時,透過事先的規劃以作為生活中重要的提醒和指引,並把握「把事情做好的慾望」、「設定目標」、「時時演練時間管理技巧」及「下定決心持續學習」,就能有效地運用時間。以下分享時間管理六大方法,能教你如何更有

計畫,且有效率地運用時間。

一、目標設定:根據耶魯大學研究統計,只有3%的學生會自己訂下目標,透過長時間追蹤調查,發現當初立下目標的3%的學生,其成就會遠超過於97%學生的總和。因此,訂立目標主要是要了解自己,透過目標設定了解自己的時間安排,藉此便於管理。訂定目標時,必須要把握「具體」、「可衡量的」、「可實現的」、「切合實際並符合自己的時間表」等原則,以避免過度理想化而產生挫折感,並導致失敗。

二、設定優先次序:從柏拉度80/20定律中可以得知,80%的成果取決於20%的努力、毅力,因此發揮自己的專長,來從事高價值的活動,不讓自己的時間虛度。為了更有效率地安排時間,設定目標後,就要依此訂定優先次序,依其重要性及緊急性四種面向,分為「重要且緊急」、「重要且不緊急」、「緊急且不重要」及「不緊急且不重要」,依據其急迫性和價值性,來做適當的時間安排。

三、消除時間殺手:所謂「時間殺手」,是指一不留神就把時間浪費在雜事上,加上科技發達,常會把時間耗在電腦前,如即時通、臉書、電腦遊戲、連續劇等,這些不小心養成的生活習慣,需要靠意志來下定決心,不過最重要的還是要回歸到把事情做好的慾望,先改變自己的思維,進而改變自己的行為習慣後,讓時間安排能更有價值。

四、克服拖延的習慣:將事情規劃運用良好的組織及良好的生活習慣,詳細規劃安排,從最重要或最糟的事情開始著手;培養緊急的意識,訂出事件完成的起迄時間,並給自己期許,一旦開始就不要停止;同時也建立報酬時間表,當完成後給自己適當的獎勵,鼓勵自己並保有時間規劃的動力。

五、時間管理的哲學:時間管理必須依個人特質來安排,並不斷地自我操練以保有行動熟悉度。因此在培養個人的時間管理哲學中,要有遠大的眼光,並隨時檢視目標與價值是否一致,盡量完成較高價值的工作,在生活中保持平衡與適當的休息運動,讓生活更有意義。

六、時間管理的迷思:我們常認為「只要去做,就會有績效」就能把事情順利完成,但是這樣只會惡性循環,因為這樣易於以效率取代了效能。因此,必須善用時間管理,運用目標設定及訂定優先次序,透過事先規劃,讓事情能如期完成,並能增加事情完成的改善空間。

時間管理是一生的技巧,運用以上的方式外也要隨時自我提醒,甚至得勉強自己去實踐,最重要的是要從改變自己做起,讓自己的時間能夠安排的更有價值與意義。

NO.821 | 更新時間: 2011/04/25 | 點閱: 1595 | 下載:

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