第 1064 期 全面品質管理研習會特刊 2018/04/30

第9屆淡江品管圈活動競賽第二名 會快圈 提升期中經費核銷率

【記者歐陽子洵採訪整理】由8位財務處同仁所組成的「會快圈」,以「精進經費核銷效率提升『期中』執行率-以課外活動輔導組為例」為主題榮獲第二名。評審委員肯定圈隊將QCstory的每一步驟使用精準、讚賞圈員們已能善用相關品管圈手法、呈現的成果報告書整體架構及內容皆相當完整、並充分腦力激盪、對策擬定適切,清楚表達主題。

在主題選定方面,該圈以二階段方式進行主題選取,首先由圈員提出欲解決問題12項,透過評價方式選出「含核銷送件多集中在年底」為主要圈問題點;接著再以改善方向提出4項候選主題,在評價後選出主題。由於補助經費的執行期限為每年年底,受補助單位在12月大批辦理核銷,教育部訪視委員認為有消化預算之嫌,尤以課外活動輔導組,除學校編列補助學生社團活動經費外,另有三項教育部補助款校務發展、教學卓越及學輔經費,更是造成結帳作業困擾。在經過該組同意配合後,將活動主題修正為「精進經費核銷效率提升「期中」執行率-以課外活動輔導組為例」,同時將目標設定為1-11月的期中核銷執行率由51.7%提升至70%。

「會快圈」以魚骨圖進行要因分析,彙整出18項中要因,48項小要因,進行2階段重要性評價,最終經真因驗證後得出「學生不諳核銷作業流程」、「承辦人無暇核銷」、「活動舉辦多集中於每學期期中考後」3項真因,並進一步擬定對策。針對「學生不諳核銷作業流程」,原擬定「提供社團核銷人員『憑證核銷注意事項』及『最新表單格式』」、「在課外活動輔導組設置服務櫃台,由工讀生提供現場諮詢,並初步審核憑證」、「簡化經費支出明細及分攤表之填報方式,加速核銷進度」、「提供『社團獎勵』,鼓勵活動於期中考前或寒暑假舉辦」及「分散活動舉辦時間」等對策。但因時程不足、圈權限不足、效果無法衡量等原因,最終以「簡化經費支出明細及分攤表之填報方式,加速核銷進度」、「提供社團核銷人員憑證核銷注意事項及最新表單格式」作為最終對策。

針對「承辦人無暇核銷」,實施「簡化經費支出明細及分攤表之填報方式,加速核銷進度」對策,以學務處設計的「經費支出明細及分攤表」進行討論並修正,再以問卷調查方式對課外組同仁及社團相關人員進行效果確認,97.75%的受測者認為該項對策對加速核銷進度是有幫助的。針對「學生不諳核銷作業流程」,實施「提供社團核銷人員憑證核銷注意事項及最新表單格式」對策,與課外組共同修改其提供給社團參考之核銷手冊,再以問卷調查方式對課外組同仁及社團相關人員進行效果確認,95.3%的受測者認為該項對策對核銷作業為有幫助。

對策實施後進行成效確認,1到11月平均期中核銷執行率為54.71%,較105年度同期增加3.01%,但未達設定目標70%。唯活動後圈員對於QCC手法運用、責任榮譽、活動信心、溝通協調、專業知識、團體精神等6項指標成績有明顯提升。為瞭解歷年核銷之問題點,學務處於107年1月18日召開主管會議,及早規劃經費使用情形,且於107年2月28日彙整各組提報之107年度擬辦理計畫及經費執行情形,邀請財務處預算組組長參與討論並提供相關建議。「在課外活動輔導組設置服務櫃台,由工讀生提供現場諮詢,並初步審核憑證。」對策,經過與課外組討論並取得同意後,該組與節能組已著手規劃,預計於107學年度完成工程施作。

得獎感言

圈長巫佩樺:「非常感謝全體圈員的參與及努力,圈會運作順利且愉悅,更感謝財務處全體同仁支持,我們順利完成初審報告,複審簡報時表現超乎預期,「第二名」的殊榮是屬於整個財務處的。另要感謝學務處及課外組協助,搭起單位間的溝通橋樑,評審委員們的肯定,讓我們更有信心邀請各單位,提出有效改善財務處作業流程的議題。」

更新時間: 2018/04/30 | 點閱: 287 | 下載:

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