【 本 報 訊 】 本 校 於 六 十 次 行 政 會 議 中 決 定 本 校 設 立 「 發 言 人 制 度 」 ， 且 由 秘 書 室 主 任 秘 書 洪 欽 仁 擔 任 本 校 發 言 人 。 因 本 校 尚 未 成 立 相 關 單 位 ， 洪 欽 仁 表 示 ， 在 此 過 渡 時 期 ， 「 發 言 人 」 相 關 業 務 之 運 作 事 宜 ， 將 以 OA發 給 全 校 單 位 ， 請 各 單 位 配 合 業 務 需 要 之 運 作 。

洪 欽 仁 表 示 ， 該 項 「 發 言 人 」 之 業 務 ， 目 前 所 訂 之 工 作 項 目 ， 在 積 極 功 能 上 ， 主 要 有 兩 項 ， 分 別 是 收 集 校 務 訊 息 ， 並 提 供 給 新 聞 單 位 ， 且 必 須 掌 握 訊 息 的 即 時 性 ， 立 即 即 時 提 供 給 發 言 人 ， 其 二 是 辦 理 高 中 生 來 校 參 訪 事 務 ； 消 極 功 能 則 是 要 建 立 校 園 急 難 事 件 通 報 系 統 。

在 校 園 急 難 事 件 通 報 系 統 方 面 ， 洪 欽 仁 說 明 ， 校 園 內 任 何 教 職 員 工 生 之 急 難 事 件 ， 發 生 事 件 之 單 位 應 立 即 以 口 頭 方 式 ， 向 發 言 人 提 報 ， 並 在 一 日 之 內 將 事 件 之 原 委 ， 以 書 面 之 方 式 ， 經 單 位 主 管 簽 核 後 ， 並 報 至 發 言 人 處 。 發 言 人 再 將 此 訊 息 ， 隨 時 通 報 給 校 長 ， 並 核 定 對 外 發 言 之 內 容 ， 發 言 人 也 將 其 內 容 告 知 原 單 位 。

另 外 ， 在 事 件 發 生 後 ， 處 理 之 單 位 應 和 發 言 人 間 隨 時 保 持 通 訊 ， 並 在 三 日 內 將 處 理 經 過 及 相 關 問 題 ， 由 處 理 單 位 以 書 面 方 式 提 報 ， 經 單 位 主 管 簽 核 後 ， 經 發 言 人 向 校 長 報 告 ， 並 協 調 發 言 內 容 。 而 發 言 人 也 將 該 事 件 所 有 資 料 彙 整 建 稿 以 備 所 需 。

洪 欽 仁 也 說 明 ， 當 發 言 人 不 只 是 被 動 的 提 供 訊 息 ， 還 應 主 動 的 將 校 內 資 訊 彙 整 ， 提 供 給 外 界 媒 體 發 布 消 息 之 用 ， 如 此 有 助 於 校 譽 的 提 升 。 因 此 校 內 除 校 務 及 行 政 會 議 之 外 ， 洪 欽 仁 也 請 各 單 位 在 召 開 各 項 會 議 後 能 提 供 即 時 之 訊 息 ， 供 發 言 人 適 時 對 外 發 布 消 息 。

另 外 ， 學 校 中 的 社 團 資 訊 ， 亦 請 學 生 事 務 處 統 籌 學 生 活 動 之 相 關 訊 息 ， 按 時 提 供 給 發 言 人 。 洪 欽 仁 並 特 別 提 及 ， 若 是 資 訊 應 報 經 校 長 核 定 後 始 能 施 行 者 ， 應 俟 核 定 後 才 對 外 發 布 。

而 因 應 未 來 將 有 多 所 高 中 學 生 來 校 參 訪 一 事 ， 本 校 亦 以 主 動 連 繫 之 方 式 ， 邀 請 各 高 中 來 校 ， 以 讓 高 中 生 認 識 本 校 學 習 環 境 ， 藉 以 達 宣 傳 之 目 的 。 另 外 請 人 事 室 協 助 建 立 本 校 教 師 高 中 畢 業 學 校 之 資 料 ， 由 各 該 教 師 協 助 其 母 校 校 友 會 之 發 展 ， 若 有 其 母 校 高 中 生 來 訪 ， 可 請 該 教 師 協 助 接 待 。 該 項 活 動 將 依 申 請 來 參 訪 學 校 之 意 向 ， 請 教 務 長 、 學 務 長 或 各 學 院 院 長 出 席 。 原 則 上 由 學 術 副 校 長 主 持 ， 或 可 轉 請 教 、 學 務 長 或 院 長 主 持 。 並 建 議 由 學 務 處 指 導 學 生 校 友 會 協 助 引 導 及 接 待 工 作 。