特刊 2010/04/19

淡江品管圈競賽獲獎圈第1名-文革圈與時間賽跑 每件公文累計傳送省8.7分

奪冠的「文革圈」立志改善學校公文處理的疑難雜症,並利用大字報的方式呈現圈呼,再由全體圈員高呼「發文無罪•改革有理」,文書組組長暨圈長林素月說明,他們認為教職員長期受到校外來文層層轉送之困擾,且影響層面最深、最廣,所以最具急迫性,故優先解決。他們擇定秘書室、管理學院、教育學院、師資培育中心、通識與核心課程中心、學生事務處、人事室等7個單位進行調查,並介定公告與校外來文之性質,結果顯示,因公文層層轉送,不只在人力及時間上造成浪費,也造成系統的負荷,他們計算出,每件公文平均轉送約3次,件數也增加1925倍,附加檔案容量更飆升為2325倍。所以他們將目標設定為全校每件公告性質之校外來文轉送次數降至1次,讓校外來文一次到位,有效減輕教職員生處理之人力、時間及系統負荷。

全體圈員依經驗挑選出「重複收到信件」、「儲存空間不足」、「附加檔案過大」、「層層轉送耗時」為主要真因。再以真因驗證結果,提出「建置公告專屬網頁,檔案集中放置」、「簡化傳送流程」等2項列為採行對策。

對策實施後,統計99年1月26日至2月28日全校此類公文,依改善前、後之處理狀況加以比較,發現校外訊息公告系統上線後,每一公文僅需經文書組上傳專區,達到「轉送次數降至1次」之目標值,且平均每件公文全校累計傳送時間約節省8.7分鐘、全校累計處理件數僅為改善前之0.05%、附加檔案累計占用系統空間僅為改善前之0.04%及公告之訊息易於瀏覽、可隨時搜尋,全校教職員生受惠等有形效果。林素月說:「我們利用晚上及整個寒假開會,甚至有圈員忘記接小孩,短短幾個月中每週至少2小時的集思廣益,與時間賽跑,從零開始挑戰QCC,雖辛苦,但這一切的付出都是值得的!」她分享,圈員分屬7個單位,雖跨組的合作讓圈員們沒有足夠的共通時間,但圈員擁有不同工作的專長和思維,更能激發出創新的想法及不同的見解。她也感謝圈員對提升本校文書處理效率盡心盡力,不僅排除家庭與個人之萬難,投入時間及智慧並於做中學,體驗品管圈的運作,實事求是的推理、演繹過程,最後得以如期呈現成果。

秘書室秘書曾華英解釋,文革圈是以平穩、踏實的方式來報告,用數據來說明現狀並呼應選定主題的重要性,之後找出問題的真因及解決真因的對策,再進行效果確認等分析。為了顯示跨組織合作的整體性,並購買制服。她表示:「其實報告就像說故事,要講得讓別人聽得懂和引人入勝。」,她也分享,品管圈主要著重於數據上的呈現及使用正確的QCC手法,將其內涵發揮得淋漓盡致。文革圈豐富的成果報告書內容,是在近三個月內經過13次會議及數次非正式討論,依照品管圈的步驟,經過圈員們不斷的評估、探索與實施檢討,集思廣益、群策群力所完成的。

NO.783 | 更新時間: 2010/09/27 | 點閱: 1758 | 下載:

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