一流讀書人 2011-01-04

擴散知識學習 提升組織品質

導讀:

近十年來,「社群」概念廣泛運用於各組織中,其中又以管理組織知識的「實踐社群」最為熱門。《實踐社群》一書,以此社會現象,透析知識對競爭市場的重要性,誰能有效管理與運用策略發揮效用,將是各企業致勝的關鍵。本書提供了實用的模型和方法,說明有系統的讓社群創造最大價值,以「知識」加上「人力」,並運用「科技平台」,加速知識經濟時代的來臨。

鄭晃二 vs. 洪英正

總務處執行實踐社群,讓工作二、三十年的員工,透過學習獲得新知,面對問題

記者:究竟什麼是實踐社群?

洪:在知識爆炸的時代,知識的擴散、儲存、傳播、創造,對企業、組織、個人都十分重要。隨著IT科技發展及網路世代的來臨,加上網路管理的規範(如:智慧財產權、匿名性保障)日漸成熟,「實踐社群」建立於自發性的學習,通常有共同目的,因此可以將社群解釋為「利益團體」,亦稱「興趣團體」,透過這些因素,進行串連,讓社群越來越大。隨著社群不滿足於單一組織的學習,便開始跨組織,不同單位開始在網路上進行意見交換,進而形成「邦」,由員工自發性,合法地與不同單位進行資料交流。但也衍生一些問題,如A公司員工在進行資訊分享時,不知是否影響競爭或洩漏公司內部機要,而帶來後遺症,這都是要進一步思考的問題。一言以蔽之,所謂實踐社群就是透過IT科技,進行跨組織、跨個人的、群體性的知識分享系統。

鄭:早期的讀書會、研習會就是實踐社群的前身,但不具有明確的目標性、學習目的性及與實務應用的結合性。現在,總務處所做的正是實踐社群的整備,讓在總務處工作二、三十年的員工,能有新的知識面對現有的問題,明白既有、傳統的做法不足以面對環境,因此,我會給他們具體的新任務,但新任務又太困難,沒有know-how便需要透過學習來增加知識。我在給予新的任務後,會給他們理論,要求看書或請外部專家來演講。但演講和任務實作還是有落差,因此進一步會去了解理論和實務的過程為何?在產生知識落差後,再引薦、擴大外部知識,由外部人協助成立小組,重新學習。目前總務處已有「外部知識社群」,內部則是有許多議題小組,已經建立學習平台,讓員工能在學習後進行分享,加速互動與學習速度。

本校強調PDCA,如何對每一步驟再深化進行PDCA,需要實踐社群

記者:請談談本書對組織發展的影響與衝擊?

鄭:總務處將已有二、三十年工作經驗者進行知識管理,記錄每個人的專業,目前已製作312個業務手冊;但其中一個問題是「內隱知識」到「外隱知識」的過程轉換,本書提到一個例子,縱使你知道外科醫師腦部開刀的所有程序,病人還是不敢輕易給你開刀,這是強調「內隱知識」的重要性,指出「文件化」的迷思,這對我來說是個啟示。我們做了很多文件,但人的訓練是否有改善?是否有足夠能力去判斷?這得依賴實踐社群成員共同學習而培養能力。

洪:本書的一項重要意義,是在傳統的運作模式下,能產生自我的覺醒,如本校強調組織的PDCA,但是否可以從既有的「單循環」,針對每一環節再次反省,如:對P步驟再進行PDCA,透過不斷重複,加以深化;進展的過程中仰賴對照知識,如何打開學習僵局,就需要實踐社群的推動。實踐社群之所以發達,全拜IT科技之賜,透過技術運用平台,讓知識的交換沒有時空限制。對任何組織來說,實踐社群都是必要條件,現在公司企業還是存在著「規定」參與社群、以社群為指標的情況,但參與社群與學習成效不見得成正比,必須符合「學習動機」、「合作動機」、「資訊素養」及「單位支持」,上述因素相配合才能真正落實實踐社群的目標。

參與者應依個人興趣學習,遵守知識來源、倫理議題,進行知識分享

洪:實踐社群的優點是「開放性」,但「知識化」可能流於「制式化」。應該強調自發性,參與者不應要求量,應依照特定化、個人興趣學習。參與實踐社群的過程,應遵守規則,如知識來源、倫理議題等,並注意如何適當、不踰矩地進行分享。

鄭:以主管的角度而言,實踐社群對主管效用不大,實踐社群的開放性可以滿足個人生涯發展,但對組織業務並不能完全銜接。因此,主管應適當的「操弄」議題,製造「任務」,讓員工著手進行學習、討論,並增加「誘因」,讓社群作用更加鞏固。

學校講求全品管及不連續性,任務要求及獎勵誘因應雙管齊下,落實實踐社群

洪:E世代透過網路進行知識收集與交流,已是生活中普遍的行為。要超越資訊成為知識,每個人都應該具有實踐社群的觀念及參與。但最適合的其實是主管鼓勵員工參加,主管要先明白此機制在運作上的各種問題,以便在看問題時能掌握其中的元素。希望成為專業的知識工作者,都應該閱讀此書;以淡江為例,組織變革是不斷進行的,由於組織變革需要大量的知識,無法僅靠內部組織供應,透過實踐社群,可以多方擷取所需的知識。學校強調全面品質管理及不連續性,我們的確要落實實踐社群。要有效發揮實踐社群,任務要求與獎勵誘因應該要雙管齊下,才能打破傳統,跳脫時空限制。實踐社群帶出的效應不只是知識學習的擴散,更是文化的形塑,實踐社群的推動能落實共好的文化。

建議讀者從社群的建立入手,實踐社群實際運作、知識活動的實際案例,能有效引發興趣,接著再了解實踐社群的操作原則,最後再導入你自身的組織,讓理論能發揮功用。

鄭:我認為主管、第一線人員,甚至教育者都應閱讀。閱讀者應先為你的組織定位,組織內容、員工知識狀況符合哪個類別,進而釐清與了解你需要增加的社群做法與深入的階段。就實務而言,書中許多題型可讓管理者省思,破除對實踐社群的迷思,如文件化不是萬靈丹等,人的提升才是重點,不要堅守舊有做法,應以突破性做法提升組織品質。

NO.810 | 更新時間:2011-01-04 | 點閱:2232 | 下載:

  • 版權所有:淡江時報社
  • 電話:02-26250584
  • 傳真:02-26214169
  • 建議使用 Chrome 瀏覽器
  • 個資相關問題請洽受理窗口,分機2040
  • 管理者:潘劭愷 / 建置單位:淡江大學資訊處
  • 更新日期:2024-03-29 08:19:20
  • 線上人數:2899