特刊 2013/04/12

第七屆淡江品質獎學務處 學務長柯志恩獲獎經驗分享

文/夏天然採訪整理報導

學務長柯志恩首先分享「啓幕前的構思」, 在就任第四年後,即去年10月遞上申請書。6 月份的時候組織了一個團隊,直到報告繳交前三星期時,「肅殺之氣」充斥其中,柯志恩認為,面對淡品獎是盤點的好時機,從「八大構面」、「經營模式」,到「市場策略」等,每個名詞解讀都是一種學習,只是在落筆時才發現還有那麼多沒有做。同時,柯志恩強烈推薦《國家品質獎》、《淡江品質獎》這兩本書, 認為它們是必讀之聖經,也強調學務處從提出申請、複審,到完成報告每一步都經過規劃的。

第二部分,「幕起—品質落實於學務」之中,首先定位學務處主軸是學生發展、學生學習及學生服務,前兩個部分屬於發展性事務, 強調「增能」、「增值」;學生服務則為基本性事物,著重「效率」和「增質」。其中擬定7 大項策略,根據學務處各組組主軸,確實訂定方向,配合學校價值目標,從SWOT到PDCA, 透過溝通、檢討機制,根據學校發展到學生策略,從功能面向找出關鍵績效,達到學務處核心,在進行下一步驟的PDCA,不斷持續進行;在打造經營模式,當中包含執行、督促, 還有創發性的經營模式,就是學務長「到處走動」,來落實管理。

學務處也根據績效衡量31項指標,在顧客滿意度績效、財務績效、市場績效、人力資源發展績效、資訊管理績效、流程管理績效和創新及核心競爭力績效中都有特別的成效。如在市場績效中,以「對學生服務」與「學生社會服務」為例,在帶動中小學社團發展人數方面, 設定KPI指標增加15%,對此指標進行PDCA, 以達到目標。在淡江學園提升住宿率作業則分析了依靠宿舍轉型變為男女兼收,增加接駁車等方式使得在98至101學年淡江學園支付床位經費和自行離率持續降低。

在「落幕後的反思」中,柯志恩認為主管必須是報告撰寫的主導者,要有可以對話的團隊和全面動員的凝聚力和實力加靈感、創意、機運。柯志恩還認為學務處的工作如同風一般, 看見草動才知道風,對學生的教育也如同風一般潛移默化,不會像PDCA一樣呈現出來。給學生這些看不見的東西,是很難呈現出來的。

最後為「幕再起」,柯志恩表示PDCA是個很好的學習,想要把剩下的獎金變成一種獎勵制度,還希望在不擾民的情況中將PDCA內化於工作。

NO.891 | 更新時間: 2013/04/12 | 點閱: 999 | 下載:

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