第 1069 期 趨勢巨流河 2018/06/25

【酷學習】專業簡報職場攻略第一步

【記者張展輝整理】隨著畢業季的到來,畢業生們將步入職場,如何製作一份好的簡報,將是其中一個重要的課題,水環系特別邀請系友陳永祥(現任臺灣電力公司董事長特助)以「製作一份讓老闆直接點頭的專業簡報」為題進行演講,本報特別摘錄其內容以饗讀者。

陳永祥指出,每一份簡報都要有一個中心思想,中心思想其實和故事非常接近,鋪陳故事,就是在傳達一種中心思想。他的簡報大綱,每一則綱要會以橫式、由上而下、言簡意賅的兩個字或四個字的成語引人注目。本次簡報大綱有四項,第一為「他山之石」,如何去看待別人的簡報;第二為「精益求精」,如何去修改別人的簡報;第三為今天的重點「開創新局」,就是如何去做一個全新的簡報;第四項為「各顯神通」,了解前三項後,接下來各自發揮,製作一個充分發揮自己特色的簡報。

該如何去看待別人的簡報或檢視自己的簡報,可從「架構、邏輯、構圖、對比、一致」五個方向來看,只要符合這些元素,相信應該都會是一個不錯的簡報。「架構」:每一個架構,都會符合某一種邏輯,也就是每一章節之間都是有連結的。可用作文「起承轉合」的方式、6W1H發想、時間序列法從過去推演到未來、工程提案則是常用範疇法呈現。最好不要超過六章六節,以簡潔為原則。「邏輯」每一頁的簡報大綱,都要能跟第一頁有所連結,就連用圖,也要跟內容相符。「構圖」:大部分長輩都喜歡以文字方式呈現,容易讓人抓不住重點,且失去連貫性,建議可以用條列式,挑出重點;講者推薦以圖像、表格化的方式,容易一目了然,但不見得對每個簡報主題合適。提醒的是每張的資訊不宜過多。「對比」,除了文字有黑白,模板有冷暖色系之分,務必要符合深底淺字.、淺底深字原則,文字要對等,盡量簡潔扼要,濃縮在一行以內。「一致」:原則為「該在哪裡就在哪裡」,字體、內容與章節頁的設計要符合一致性。

接下來他提到如何修改既有的簡報,可以從「架構、邏輯、構圖」三個方面來著手。「架構」可以從「統一的中心思想」、「具邏輯性的章節布局」以及「內容平均的章節比重」來思考;「邏輯」可以從「具整體性的前後連貫」、「同類群聚的層次邏輯」以及「因果清楚的圖文邏輯」來處理;「構圖」可以從「版面配置」、「去蕪存菁」以及「強調重點」來著手。

要如何做一個全新的簡報,陳永祥提到,簡報像是說故事,故事要鋪陳的好,講者才好發揮,他提供七大步驟「決定主題」、「初擬架構」、「蒐集資料」「確認架構」、「萃取文字」、「轉化圖像」、「美化加工」:決定簡報的主題之後,可先用Word將內容的架構和資料呈現出來,再從中萃取適當的資料和關鍵字,將其轉化成簡報內容;下標題以一行字為佳,也可透過創意讓其具有雙重或多重涵意;平常做其他簡報或看書時,可以蒐集圖片彙集成圖庫,以高解析度為原則;在進行美化加工時要注意底色與整個畫面的和諧度,適時的加入動畫或音效都可以替你的簡報大大的加分。當然這個可能會經過多次的修改,才能慢慢轉化成一個最佳簡報。

最後陳永祥提到如何創造自己的簡報風格,通常是從模仿別人開始,慢慢透過自己的創意及發想,建立符合個人特色的簡報。

更新時間: 2018/06/25 | 點閱: 205 | 下載:

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