【108學年度新任一級主管專訪】 2019/09/08

總務處總務長蕭瑞祥 業務AI 化 讓服務更有感

學歷:淡江大學管理科學研究所博士

經歷:淡江大學建邦中小企業創新育成中心主任、淡江大學資訊管理學系系主任/教授、全國大專校院資訊應用服務創新競賽委員會副主任委員、中華民國資訊管理學會秘書長/常務理事/理事、中國嘉通資訊公司管理分析師/顧問

【記者劉江專訪】「總務就是總是在服務。」這是新上任的總務長蕭瑞祥對頭銜的理解。在他看來,從清掃落葉到建物維修、從節約水電到校園停車,總務業務包羅萬象,唯一堅持的是服務的立場。

蕭瑞祥在本校服務已滿27年,雖然此前已有系主任、創育中心主任等行政職務的歷練,但此次履任新職還是讓他感受到新的挑戰與壓力。他說:「我以前是享受環境,現在則為環境服務。」身分的轉變,帶來了工作的動力,也帶來了視角的變化。過去,蕭瑞祥看到校園環境逐年變好,使用上十分愉快單純地享受利用;現在,進了總務處,他才看到變化過程中同仁的艱辛與付出。上任至今,令他最難忘的是在8月9號,因受利奇馬颱風影響,商管三樓的玻璃門發生碎裂。總務處同仁瞭解情況後立即處理並聯繫廠商,當天下午就予以更換,避免影響大家進出。「你覺得自然,背後是積累了一堆維護的經驗,太多人在盡心盡力。」蕭瑞祥坦言透過這件事,自己對總務有了切身的感受,也明白責任的重大。

他認為:前幾任總務長已經為校園永續經營打下了堅實的基礎,校園環境得到大幅提升。接下來,他要在繼續完善相關制度的同時,結合自身資訊背景,思考「總務AI化」的「超越」新作為。蕭瑞祥分析:總務處在多年的工作中已經累積了豐富的資料,希望將來可以找出數據、資訊之間的關聯,進而推動總務業務高品質、高效能的發展。「比方說學校的空調,多久換壓縮機?哪些只需要換晶片?我們如果能找到它的週期,就可以把服務放在需要之前,也可以騰出更多的心力去解決其他的問題。」當然,想要達成這個目標,需要多方共同努力。蕭瑞祥強調今後會將總務處業務的資料開放給學校的校內師生研究,大家集思廣益,各自發揮所長,共同持續打造淡江健康、安全、永續的環境。他相信:「如果我們對這個環境夠了解,將來我們就可以把服務push到你面前。不像現在是pull,誰有需要誰填單。」

除了要把AI放在『總是服務』的地方,蕭瑞祥期望今後總務處能夠讓服務更「有感」。他以「王永慶賣米」為例,指出:「AI能夠告訴我們的是什麼時候去送米。但把舊米先倒出來再重鋪在新米上,不讓舊米變陳米,這是服務的態度。」「只要我們多做一點點,服務就能有感!」至於如何更有感,蕭瑞祥指出:總務處現在的通報、回饋機制有待改進。一方面,總務處提供的很多服務,全校師生無法全面了解。另一方面,同仁們做了什麼、做到什麼地步,也缺少及時地公開說明。例如,暑假期間工學院和教育學院之間的一段道路損毀。總務處在地磚修補的同時,也計劃重新修整旁邊的柏油路面,但兩者工程無法同時進行。然而,由於沒有及時溝通,導致部分師生誤會修路工程虎頭蛇尾。蕭瑞祥感歎:「服務要讓人家有感,首先你做不做得到都要讓對方知道。做到什麼狀態,也一定要讓大家了解。」他表示今後會透過會議、培訓等多種途徑加強總務處的宣傳工作。

最後,蕭瑞祥希望全校師生都可以成為學校的sensor(感測器)。「sensor不見得一定要靠設備,其實每個人都可以是學校的sensor。校園環境需要大家一起維護。你多關心這個環境,當個sensor回饋問題,我們就能快速處理。讓我們一起把環境永續經營。這會變成一個正向循環。」

此外,他也呼籲全校師生都能夠「手上多一點功夫」。節約能源,除了靠設備的更新、使用硬體協助管理之外,更需要大家建立平日的良好習慣。

NO.1091 | 更新時間: 2019/09/08 | 點閱: 492 | 下載:

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