特刊 2000/11/08

五十週年校慶話總務 總務長洪欽仁

總務工作與全校教職員工生均有密切的關係。何謂「總務」?總予人的感覺就是「一般日常接觸的事務」,無論是直接擔任總務工作的人,或是平日經常接受總務單位服務的人員,對此有特殊感覺者,為數不多。而總務卻經常處在第一線,例如訪客來校,面臨的第一個大門關卡,即是總務中的校警人員;又如電話總機轉接服務等亦是由總務人員負責;再者如文書管理、財產設備管理、環境管理及執行營繕工程等等,也是總務的工作。由於範圍過於廣泛,從最基本的清潔、遞送茶水工作至掌管學校印信、安全維護、工程品質等,總務實在是學校不容忽視的一環,總務既與大家息息相關,工作的品質訴求即應以「顧客」的滿意度為依歸。

值本校五十大壽,總務處全體同仁當戮力以赴,訂定總務工作目標並將之落實,期有良好表現。

一、擬訂工作計畫,有了目標就可以用來作為衡量積效的標準,比較實際成果與目標間的差距,而了解執行的成效,定期進行績效評估。

二、整潔為第一要務

(一)校園及周邊環境整潔。

(二)教學、辦公環境整潔:1.清潔工作由工友同仁負責,每學年並有同仁代表組成清潔檢查小組,進行全校清潔檢查。2.每週由工讀生利用週末將教室課桌椅排整並查驗數量。

(三)廁所整潔:1.校區內廁所均提供衛生紙,本學年度並規劃設置擦手紙。2.為消除異味,廁所內裝設芳香劑,小便斗並配有自動灑水感應器。3.為美化廁所空間,掛設小品畫及盆栽。4.每日至少清掃兩次,不定時清理垃圾、衛生紙等,並拭乾地面水漬,避免濕滑。

三、完善的安全維護措施

(一)設置勤務管制站,內備有電視監控錄影系統,由校警二十四小時輪值,以加強校區安全維護及門戶監控管理,校園內相關安全維護系統均聯線至此。

(二)設置巡邏打卡簽證箱,強化校警夜巡機制,夜間於女生宿舍增設守望崗哨,每小時巡邏打卡一次。

(三)與鄰近管區派出所保持緊密聯繫,以防杜不法事件。

四、落實校園及周邊交通管制:(一)校門管制站值守校警確實管制車輛進出,如未經申請之外來車輛均婉拒入校。(二)中午、傍晚學生用餐尖峰時刻,由校警及工讀生於水源街側門出入口協助交管,以利人車通行。(三)教職員汽、機車停放管制:1.校園內劃設有汽車位及殘障汽車位。教職員及貴賓車輛須停放統整以維持良好停車秩序。2.教職員車輛校園內每學年違規停放達三次者,即收回其通行識別證,禁止其車輛再駛入校園;外來廠商、訪客車輛達違規三次者,即禁止其車輛再進入校園。3.教職員機車禁止在校園內流動,一律由大忠街校門進入,統一停放在專用機車場。(四)學生汽、機車停放管制:1.將校地與租用之民地修整為學生汽、機車停車場,以改善校園周邊環境,減少任意停放車輛情形。本校學生汽車位有一處;機車停放處有三處。2.學生機車場停放秩序管理,日間請一名管理員及多名工讀生協助,共同維護場地清潔及停放秩序,夜間16:00至24:00則由校警、工讀生共同維持管制。3.各校門口違規停放之車輛,校警均予貼單勸導,後再照相送警方舉發。

五、建立設備維修制度:(一)定期保養冷氣機、電梯、飲水機、發電機等,以保持設備的性能及使用年限。(二)隨時檢修天花板、燈具、課桌椅等。(三)經由各單位或人員的通報(如以修繕通報單或利用BBS站傳遞訊息),立即安排維修事宜。

六、提供完善的設施:(一)提供每位專任教師完善的教師研究室空間及配備。(二)無障礙校園環境的建置,提供完善的環境予殘障師生同仁。(三)辦公空間及設備的規劃改修及汰舊換新。

七、校園花園化、綠化,營造書香及花香的學府:校園景觀規劃,不但務期美觀,且重風格統整。早期校園綠地仍多時,以「校園公園化」為建設目標,今則以「校園花園化」因應。因此,淡江校地雖有限,卻是充分運用各角落,隨處造景,廣植季節性花卉及換植合宜之草皮,期構成良好的學習環境與生活空間。

八、提供良好的用餐、休憩聯誼場所:(一)配合膳食委員會餐飲衛生管理,督導管理學校餐廳良性經營。(二)校園內餐飲、休憩空間有:觀海堂餐廳、咖啡部、速食部,以及美食廣場,為同學、同仁絕佳之用餐、聯誼處所。

九、提供舒適優雅的學術交流貴賓住宿房舍:會文館貴賓室現有十五間,每間為套房式,並陸續整修、更新各房舍之空間及設施、配備等,予外賓良好的住宿環境及品質。

十、在資訊化導向下,快速、有效地提供服務,除運作中的九大項資訊化業務系統外,規劃中的資訊化業務有:(一)財產移轉、報廢作業線上核定系統;(二)修繕單通報、回復系統;(三)水電材料、物料管理系統;(四)會文館貴賓室借用管理系統。

十一、規劃推動多元化的評鑑制度。

十二、落實全面品質管理政策,提升工作品質。

(一)成立品管小組:不定期召開小組會議,加強績效、意見溝通、訊息傳達、問題解決及自我管理。1.每月召開主管會報,加強各組間橫向聯繫,以建立良好團隊關係。2.加強全員全面品質管制觀念,各品管小組定期集會,隨時溝通協調,改進缺失,並鼓舞士氣。

3.每學期期末總務長率秘書至各組與所屬同仁作面對面溝通,以協助解決疑難,加強認同感。

(二)召開年終工作檢討會。

(三)利用BBS站總務處板加強溝通及問題解決。

(四)處本部負責控管、追蹤考核各品管小組作業執行情形及工作績效。

以上總務工作如欲發揮理想的功能,詳盡的、徹底的執行,將是一漫無限度的工作。在這瞬息萬變的環境中,「速度」及「彈性」為管理工作必備的要素,我們不僅要能跟上時代變化的腳步,更要能在諸多不確定性因素中謀求完滿的對策。總務處雖不是直接負責教學研究,在全體同仁有系統的規劃工作,透過努力,發揮本職上的效能,有效率的達成交付任務之時,即可間接協助達成辦學目標及提升學術研究風氣。願以此共勉並祈祝所有淡江人生日快樂。

NO.449 | 更新時間: 2010/09/27 | 點閱: 702 | 下載:

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