103學年度新任二級主管專訪 2015/03/09

文書組組長王春貴 境外生輔導組組長趙玉華

文書組組長王春貴

◎學歷:淡江大學德文系學士

◎經歷:德文系助教、人事室組員、高教中心專員、學教中心專員

【記者蔡晉宇專訪】俐落短髮搭配上自信而堅定的眼神,在訪談間,能感受到新任文書組組長王春貴和藹待人的氣質。

在原有根基上繼續建樹

在本校服務已逾20年的王春貴,面對文書組組長的新職務,兢兢業業地表示,「文書組掌管有校內外行文的收發、編號、登記、繕校、封發與學校印信典守及蓋用等業務。」同學們畢業證書上蓋的校印,正是文書組所負責的。接著她誠懇地說,「文書組在前人的帶領下,已有穩固的基礎與建樹,未來我將繼續發揮文書組的功能,與處內同仁攜手邁進。」

儘管訪談是在中午用餐時間,不時仍會聽見傳真機收到傳真文件所發出的聲響,對此,王春貴表示,「單單是今年1月份,文書組所收發的校內外行文,就達到1800多份之多。」相當於每個工作日都有近85份的公文來往,王春貴進一步表示,「文書組處理的文件相當繁多,且許多是具有時效性的,身為單位主管需要負起更大的責任,在時間內完成行文的編號、登記、繕校、封發等。」

落實全面品質管理精神 提升單位效能

因此,她近期的工作重點將著重於更加熟悉業務內容,王春貴特別感謝處內同仁對於她在新職務上的協助,讓她很快地上手繁雜業務。

關於中長期目標,王春貴將落實學校所推行的全面品質管理(TQM)精神,更加完善處理各項業務的作業流程,並加強與各單位間的溝通交流,提升文書組的作業效能。

王春貴表示,「文書組雖然不是在最前線接觸學生的單位,但在學校整體的運作中佔有一席之地,扮演著穩定各單位能順利運作的角色。」未來將再持續發揮專業知識,以熱忱態度與同理心,與處內同仁一起服務校內教職員;並積極學習新知識來增進工作效能,引進資訊新知改善作業流程及鼓勵同仁研修。

增進單位和諧氣氛 展現親切服務態度

王春貴希望自己能在任內一步步踏實地完成各項工作,除了增進單位的和諧氣氛,使同仁間感情更加融洽外,並在服務上展現親切、良好的態度,讓文書組像一個大家庭般,也讓前來諮詢的同仁有備受尊重的感覺。現服務於教心所的專員方安寧曾與王春貴共事近8年時間,對於這位新科組長,方安寧表示,「春貴平常就樂於關懷他人、與人分享美好事物,我相信她會將這份熱忱帶進新單位。」

境外生輔導組組長趙玉華

◎學歷:淡江大學英文系學士

◎經歷:總務處安全組專員、行副室編纂

【記者蔡晉宇專訪】隨著校務發展計畫的推行,在境外生人數呈現成長的趨勢中,與境外生們互動相當緊密的境外生輔導組倍感重要。無論從課業到生活甚至感情問題,境輔組都將提供協助,可說是這些離鄉背井的境外生們在臺灣的重要依靠。

強化標準作業程序

接下帶領境輔組的重任,新任組長趙玉華表示,「我將著重於更完備處理境外生事件時的標準作業程序與各單位間的相互合作,並鼓勵境外生們多從文化角度來認識臺灣,達到國際交流的效果。」她進一步說明,現在學校境外生人數已達1600人之多,並打趣地說:「從接觸學生人數來看,我們組的規模比一些學院都還要大了呢!」

在人力有限下,就凸顯出將標準作業程序文件化的重要,趙玉華希望藉此增進處內的工作效能,同時藉由制度的建檔,讓爾後新進的人員有參考依據,在業務上能快速地上軌道。

讓境外生有家的感覺

境外生輔導方面,趙玉華認為「境外生離鄉背井來臺灣求學,對於環境、語言皆不熟悉,需要的協助層面是相當廣的。」她主張預防勝於治療,不希望看見境外生直到發生問題了才找上門,而是在平時就藉由多舉辦活動或是個別關心的方式,建立境輔組與境外生間的互信基礎,進而了解他們需要幫助的地方。

趙玉華接著說,「提供境外生所需協助能讓他們在臺灣能開心地學習,而開心學習的他們在返國後,便會將淡江這個品牌的好口碑宣傳出去,成了本校在境外生招生中最有說服力的代表,吸引更多境外生來到本校就讀,如此不斷良性循環下去。」因此,她特別重視與境外生建立互信的過程,要讓每位境外生都有家的溫馨感覺。

帶人帶心 開創新局

談到初次擔任主管的職務心態上和任職基層時有何不同?趙玉華侃侃而談,「最大的差別在於看事情的高度不同,任基層時只需要盡本份做好自己的事,把意見提供給主管即可,現在則是要有更寬廣的視野、更高的眼界,去綜觀整個境輔組的發展。」作為領導者,趙玉華希望能了解每一位同仁的需求,並盡可能地爭取所需的資源,以凝聚境輔組的向心力。

「帶人帶心」,這是趙玉華領導處內同仁與輔導境外生的方式,未來她也將繼續秉持著建立人與人間互信的精神,以一顆學無止境的心,帶領境輔組開創新局。

NO.957 | 更新時間: 2015/03/09 | 點閱: 854 | 下載:

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