【記者歐陽子洵採訪整理】由8位財務處同仁所組成的「會快圈」，以「精進經費核銷效率提升『期中』執行率-以課外活動輔導組為例」為主題榮獲第二名。評審委員肯定圈隊將QCstory的每一步驟使用精準、讚賞圈員們已能善用相關品管圈手法、呈現的成果報告書整體架構及內容皆相當完整、並充分腦力激盪、對策擬定適切，清楚表達主題。

在主題選定方面，該圈以二階段方式進行主題選取，首先由圈員提出欲解決問題12項，透過評價方式選出「含核銷送件多集中在年底」為主要圈問題點；接著再以改善方向提出4項候選主題，在評價後選出主題。由於補助經費的執行期限為每年年底，受補助單位在12月大批辦理核銷，教育部訪視委員認為有消化預算之嫌，尤以課外活動輔導組，除學校編列補助學生社團活動經費外，另有三項教育部補助款校務發展、教學卓越及學輔經費，更是造成結帳作業困擾。在經過該組同意配合後，將活動主題修正為「精進經費核銷效率提升「期中」執行率-以課外活動輔導組為例」，同時將目標設定為1-11月的期中核銷執行率由51.7%提升至70％。

「會快圈」以魚骨圖進行要因分析，彙整出18項中要因，48項小要因，進行2階段重要性評價，最終經真因驗證後得出「學生不諳核銷作業流程」、「承辦人無暇核銷」、「活動舉辦多集中於每學期期中考後」3項真因，並進一步擬定對策。針對「學生不諳核銷作業流程」，原擬定「提供社團核銷人員『憑證核銷注意事項』及『最新表單格式』」、「在課外活動輔導組設置服務櫃台，由工讀生提供現場諮詢，並初步審核憑證」、「簡化經費支出明細及分攤表之填報方式，加速核銷進度」、「提供『社團獎勵』，鼓勵活動於期中考前或寒暑假舉辦」及「分散活動舉辦時間」等對策。但因時程不足、圈權限不足、效果無法衡量等原因，最終以「簡化經費支出明細及分攤表之填報方式，加速核銷進度」、「提供社團核銷人員憑證核銷注意事項及最新表單格式」作為最終對策。

針對「承辦人無暇核銷」，實施「簡化經費支出明細及分攤表之填報方式，加速核銷進度」對策，以學務處設計的「經費支出明細及分攤表」進行討論並修正，再以問卷調查方式對課外組同仁及社團相關人員進行效果確認，97.75%的受測者認為該項對策對加速核銷進度是有幫助的。針對「學生不諳核銷作業流程」，實施「提供社團核銷人員憑證核銷注意事項及最新表單格式」對策，與課外組共同修改其提供給社團參考之核銷手冊，再以問卷調查方式對課外組同仁及社團相關人員進行效果確認，95.3%的受測者認為該項對策對核銷作業為有幫助。

對策實施後進行成效確認，1到11月平均期中核銷執行率為54.71%，較105年度同期增加3.01%，但未達設定目標70%。唯活動後圈員對於QCC手法運用、責任榮譽、活動信心、溝通協調、專業知識、團體精神等6項指標成績有明顯提升。為瞭解歷年核銷之問題點，學務處於107年1月18日召開主管會議，及早規劃經費使用情形，且於107年2月28日彙整各組提報之107年度擬辦理計畫及經費執行情形，邀請財務處預算組組長參與討論並提供相關建議。「在課外活動輔導組設置服務櫃台，由工讀生提供現場諮詢，並初步審核憑證。」對策，經過與課外組討論並取得同意後，該組與節能組已著手規劃，預計於107學年度完成工程施作。

得獎感言

圈長巫佩樺：「非常感謝全體圈員的參與及努力，圈會運作順利且愉悅，更感謝財務處全體同仁支持，我們順利完成初審報告，複審簡報時表現超乎預期，「第二名」的殊榮是屬於整個財務處的。另要感謝學務處及課外組協助，搭起單位間的溝通橋樑，評審委員們的肯定，讓我們更有信心邀請各單位，提出有效改善財務處作業流程的議題。」