趨勢巨流河 2021/02/21

全面品質管理教育訓練 持續改進形塑淡江文化

文/林薏婷、攝影/潘劭愷

本校自1992年起推動全面品質管理(TQM),藉由全面品質管理理念來提升本校教學、研究、服務與輔導之品質,於2009年獲得第19屆國家品質獎肯定,董事長張家宜獲第25屆國家品質獎卓越經營獎。為使同仁更熟悉本校全面品質管理內容,藉由教育訓練方式,邀請秘書長劉艾華、文書組組長王春貴、總務組組長丘瑞玲,以及教育學院秘書單文暄,分享他們參與全面品質管理的經驗,以增進同仁對全面品質管理的熟悉與應用。

專題演講:淡江文化

主講人:秘書長劉艾華

淡江文化是很豐富的,秘書處每學年會發行《淡江文化》小冊子,讓同仁能從文字、色彩、建築或雕塑中,認識淡江文化。

校徽/校旗與校色/校歌/校訓

校徽是學校的象徵,本校的校徽係由名藝術家藍蔭鼎所設計,「鐘鈴」二字與張創辦人建邦先父張鳴(字驚聲)的稚年學名「鐘鈴」相同,一則為紀念他,一則是取自《論語.八佾》篇,寓意為「施教」,鐘之上端附以雙翼,象徵「振翼高飛,突飛猛進」的精神。而淡江校色為紅白兩色,校旗以藍色為底,校徽置於旗之中央,三條白槓分置校徽兩旁,表示三民主義,下有淡江大學四字。另外,校歌是由鄒魯作詞、呂泉生譜曲;校訓「樸實剛毅」是指,「樸」是樸儉無華、「實」是實踐力行、「剛」是剛柔相濟、「毅」是毅然果敢,整體為淡江生活目標並象徵生生不息,此4個字是由于右任先生書寫,為感念他因此將宮燈大道命名為「右任路」。

建築/淡江品質屋

本校建築風格是「中國古典式樣新建築」,淡水校園、臺北校園都秉持這樣的風格興建,除了實體建築,還有「淡江品質屋 House of Quality」,這品質屋是呈現本校的使命、願景、價值、策略,包含本校的整體精神。

三環五育/三化/八大素養

淡江教育情境的設計除了實踐教學、研究、服務三大教育功能外,還需注重品行與生活教育。所謂「三環」是「專業」、「通識」與「課外活動」課程。「五育」是德智體群美,結合為「三環五育」。

國際化、資訊化、未來化中,國際化是未來空間的格局、資訊化是未來生活的模式、未來化是未來時間的架構,三化是本校永續經營與發展的根基,也是時空整合的淡江生態體系。國際化方面,迄今已選派8281名同學赴海外姐妹校研習、與國際26所大學、進行38項跨國雙學位合作計畫、與全球38個國家、234所大學、中國大陸50所著名高校簽訂學術交流合作協議等;資訊化方面,2008年10月通過ISO20000資訊服務管理國際認證,成為全球第一個通過ISO20000學術單位、國內第一個通過ISO27001國際資訊安全稽核規範認證之學術單位;未來化方面,於1960年代引進未來學並將未來化教育理念內化於各階段的組織變革中。

八大素養是本校結合「三環」、「五育」及「三化」的教育內涵,以「全球視野、資訊運用、洞悉未來、品德倫理、獨立思考、樂活健康、團隊合作、美學涵養」八大素養內容,培育具心靈卓越的人才,引導學生多元發展,進而提升學生競爭力。

S形曲線/馬太效應/藍海策略/管理模式

組織發展會從緩慢成長的「引介期」,進而加速成長而達頂峰的「成熟期」後,為避免步入「衰退期」會持續謀求第二曲線的發展,本校波段建設就是一連串的 S 形曲線所形成,目前已經是進入第五波「超越」時期發展。

本校應用「馬太效應」理論,使辦理成效良好的院、系、所,能獲得更多獎助,以帶動學校院、系、所之間的良性互動與競爭,進而提升學校的學術聲望,以爭取政府及社會各界更多的肯定與資源,使本校能辦得更有特色。而考量本校資源、條件及發展特色,則是應用「藍海策略」,在高等教育的激烈競爭中,應聯合國內外大學,相互合作和資源共享,以創造競爭優勢。

本校運用四種管理模式,教學單位的組織文化採用「同僚模式」,以教授自治,發揮專業能力之權威,共同分擔和參與決策,強調人文與變化的教育,以問題為中心的決策方式,重效果,不重效率。行政單位以「官僚模式」為主,是權威的層級化,完整的法規制度和有系統的執行。領導階層採「政治模式」為組織和內、外在利益團體,以及有限資源和無限慾望之間,影響決策或造成衝突是必然的,而妥協、交涉、協商,重視效率和效果,係獲致和平解決問題必經途徑。整體是「企業模式」,以統合成本、效率、產出及效能四個要項為首要策略,反映社會的需求,達到成本、效率、產出及效能之統合,增強學校的競爭力。

全面品質管理/組織活化

本校於1992年引進「全面品質管理」,設置「教育品質管制委員會」,由校長擔任主任委員直接領導運作,並成立教育品質管理專責單位執行推動TQM。迄今每年定期舉辦「全面品質管理研習會」、「教學與行政革新研討會」,集教學與行政各級主管和行政人員於一堂,集思廣益,創發有利學校發展的策略,藉以提升教學、行政與服務的品質。2006年設立「淡江品質獎」,獎勵本校執行TQM績效卓著的單位。2009年本校榮獲第19屆國家品質獎,劃下TQM新里程碑。而本校在應付各種挑戰時,均適時調整組織架構,重新定位,以增強組織功能,創造優勢

金鷹獎/淡海同舟/企業最愛

「淡江菁英」金鷹獎設置於1987年,其目的在鼓勵淡江校友獻身國家、服務社會、造福人群、回饋母校的最高榮譽。獎座以「金鷹展翅」為造型,象徵淡江校友,鷹揚天下,俯視群倫的磅礡氣勢。而「淡海同舟」是本校歷史最久、參加人數最多的營隊,是過去淡江社團幹部的社團負責人研習會,自1966年定名為「淡海同舟」,秉持著「竭盡所能、締造遠景」的目標,發揮「薪傳」的傳統精神,讓社團經驗永續流傳。2020年《Cheers》雜誌「2000大企業最愛大學生」調查,本校連續23年蟬聯私校第一,表現亮眼。

淡江文化豐富且具歷史意義,身為淡江人應熟悉淡江文化,並將之內化為工作時的態度,大家都應珍惜並設法發揚珍貴的淡江文化。

專題演講:文書處理簡介

主講人:文書組組長王春貴

公文是指處理公務之文書,文書是指處理公務或與公務有關、機關與人民、機關與機關來往的一切資料,而文書處理是指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止的全部流程,流程包含收文處理、文件的簽辦、文稿的核判、發文到歸檔、檔案管理的整個流程。公文製作,早期有毛筆、鋼筆,現在是由電腦製作,採直式橫書、由上而下、由左至右格式,本校自101年起就有線上作業,採線上簽核方式進行。

整體來說,文書處理權責是「分層負責、逐級授權」,本校文書悉依分層負責明細表處理,分層負責的目的是為了業務的整合性,相關的業務使用相同的決行權責編號,可以了解一個決行授權層級,以便於日後的檔案管理;此外,決行權責編號的保存年限是很重要的,因為文件是要保存也要記錄被銷毀,所以請善用決行權責編號,決行權責編號是列在分層明細表中,請各位可從OA系統中參考。

公文的分類

依照行政院「文書處理手冊」第15點,將公文分為「令、呈、咨、函、公告、其他公文」,「函」是大家最熟悉的且是用途最廣的公文,本校《文書處理規則》中也說明公文的使用用途。提醒各位,「函」是本校對校外機關或校內各單位間行文時所使用的,對外統一由文書組發文,對內統一為OD系統作業,由各單位授權主管來署名使用。發文時要留意公文處理時限、簽核方式、行文系統、發文方式等,依功能或性質不同分類製作相關公文。

公文製作時其文字應簡、淺、明、確,並加具標點符號,其中文字敘述避免錯誤遺漏,主題避免偏差歪曲,切忌使用主觀文字用語、結構格式應力求一致、所提意見或方案,應力求周詳具體和適切可行,並備齊各種必需文件,以供權責主管採擇。以電腦繕打要留意,字型字體統一,建議掌握好分段要領,說明如下:

1.主旨:為全文精要,應力求具體扼要。不分項,文字緊接段名冒號之右書寫。

2.說明:無法於「主旨」內容納時,用本段說明。如無項次,文字緊接段名冒號之右書寫;如分項標號條列,應另列縮格書寫。

3.可因公文內容改用「建議」、「擬辦」等名稱。其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時,應編列為附件。

公文就是簡潔明暸,不需要過多的形容詞,是以最少的文字表達最清楚的意思。秘書處也將常用之函(稿)已編製成公文定稿,各位可以至秘書處網頁>公文定稿參閱項次中參考。公文可看到歷史的見證,希望各位要用心處理並好好保管檔案,以見證淡江的過去和未來。

專題演講:TQM推動執行之經驗分享

主講人:總務組組長丘瑞玲

淡江全面品質管理緣起1992年,是由張創辦人建邦博士導入這個觀念,分為4個階段:

1.導入期第一階段:1993-1998年

本校自1993年就開始舉行全面品質管理研習會,為了讓同仁對全面品質有概念,先從行政單位開始,每個二級行政單位都要設立TQM小組,以「全員參與」方式增加同仁對TQM的認識。

2.扎根期第二階段:1999-2006年

進入全面品質管理研習會第二階段,也是本校第四波轉變時期,於2001年參與國家品質獎評選,這階段著重PDCA、評估績效等完備制度,來符合國家品質獎之八大構面評分項目,2008年第三次挑戰國家品質評選後,於2009年獲獎並獲得第19屆國家品質獎的肯定。本校也開始有各項的品質活動,例如95學年度推出淡江品質獎、2009年舉行品管圈活動、2012年舉辦系所發展獎勵等,就是希望大家能秉持全面品質的觀念並持續地改善。

3.精進期第三階段:2017-2014年

本校為了持續改善,在這階段就向值得學習的校外單位進行標竿學習,以精益求精,持續改善達到好還要更好的品質。

4.超越期第四階段:2015~

在這階段,董事長張家宜於2018年也獲得國家品質獎卓越經營的肯定,本校也進入淡江大學第五波「超越」階段,持續追求卓越。

本校一開始在推動全面品質管理時,大家在TQM小組裡一起討論業務內容,遇到困難時互相協調幫助,至今TQM小組已自主管理,除了幫助單位提升並加深TQM概念,校內政策、工作內容等均可在TQM小組討論,納入每個月追蹤進度、工作流程簡化等,建議小組開會時間不要太長,充分把握時間討論。

PDCA循環管理

PDCA是循環管理,Plan計畫是指為了達成目標,所有必須要做到的事;Do執行是依計畫執行,並且擬定各項檢核指標;Check檢視是根據前一階段(Do執行)擬定的檢核指標,隨時檢討執行狀況;Action行動是就前一階段的Check結果,擬定可行的改善行動計畫,若屬成功作業時則可列為標準化流程,若是其結果不如預期,就再回到Plan,不斷地循環,以持續改善。

淡江品質獎/淡江品管圈競賽

淡江品質獎於95學年度設立,是獎勵品質管理有貢獻之校內單位,以提升整體教育品質或服務品質,自第11屆起,獎金加倍並增加獎項,並再以「系所發展獎勵」方式鼓勵系所挑戰淡江品質獎。98學年度開始舉行「淡江品管圈競賽」,當時在蘭陽校園服務,為了簡化行政作業流程,與蘭陽校園同仁組成品管圈,運用品管理念及手法來改善工作現況,過去取名為「夢圈」,後改為「三全圈」,蘭陽校園品管圈團隊共獲得「全國團結圈競賽」1次銅塔獎、3次銀塔獎成績。我們透過品管圈方式來,持續精進蘭陽校園的行政作業品質。

全面品質管理的好處是「全員參與」和「持續改進」,任何業務都可以PDCA方式幫助工作進行,而「持續改進」就能使同仁來「滿足顧客需求」,只要彼此用心參與和體諒,就能把每一件事情做好並降低出錯率,在這創校70週年之際,勉勵大家,從心超越。

專題演講:從心開始,超越自我。忘記背後,努力面前。

主講人:教育學院秘書單文暄

很榮幸在此分享自身在淡江46年工作經驗,本校在推行全面品質管理或做任何事情的時候,只要有心和敬業的態度,就會成功。「從心開始,超越自我」是句耳熟能詳的話,表示只要有心改變,就會改變態度和行為,是以敬業的態度面對自身的工作。

我認為,敬業就是熱愛自己的工作,用嚴肅認真地態度對待自己的工作,忠於職守、盡職盡責及全力以赴的工作精神和態度,而工作態度就應該要有「主動積極、服務熱忱、多做多學、不要計較、不要抱怨、樂於分享、團隊合作、自主學習、正面思考、創新突破」10個面向,也希望同仁避免「老化、退化、呆化、僵化、食古不化」。

品質就是用正確的方法做,第一次就是把它做對,應該時刻保持著敬業精神,在工作上依然保持著激情和幹勁,要不斷地進步和創新,做好品質是我們每個人的責任,這也是我對我自己的省思。

在我46年工作資歷裡,在教務處、秘書處、建教合作中心、區域研究中心、總務處、工學院、教育學院等單位服務,自認在工作上兢兢業業,在負責工作上協助主管推行各項業務,如教務處課務組申請第一屆淡江品質獎申請書主筆、教務處申請第二屆淡江品質獎申請書主筆、參與撰寫第十八屆國家品質獎顧客與市場發展、第十九屆國家品質獎複審教務處現場展示佈置、規劃工學院申請第七屆淡江品質獎、參與工學院申請第八屆淡江品質獎、英語授課問卷調查題目設計、分析及報告撰寫(96-97)等;在全面品質管理參與曾任評審委員,如擔任第三屆淡江品質獎評審委員、第十屆品管圈評審委員、第十一屆品管圈評審委員、98年總務品質獎評審委員等。

在本校工作以來,淡江是個充滿溫馨的大家庭,品質是無止境的,希望大家一起努力,只有持續不斷的學習才能創新並超越自己,與大家共勉。

NO.1118 | 更新時間: 2021/02/21 | 點閱: 69 | 下載:

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  • 更新日期:2021/4/19 上午 10:15:43
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