酷學習 2009/02/23

擺脫窮忙族 用行動感受幸福

文�林怡彤整理

學習與教學中心學生學習發展組於上學期,在T212舉辦「運用時間管理,追求幸福人生」講座,邀請土木系校友、現任台灣國際青年商會講師張永錫主講,分享如何善用時間管理,提升生活幸福感。現場座無虛席,特摘錄其內容,以饗讀者。

你認為自己生活得愉快、幸福嗎?你能每天持續努力、行動,保持這種幸福感嗎?一時的快樂跟幸福並不難,但要不斷地持續下去,卻不簡單!某次搭乘高鐵,無意間瞥見一個廣告標語─「幸福一肩扛起」,這句話讓我頓悟,原來幸福不是一種感覺,而是要有所行動,才能有所感受。因此,透過這場演講告訴大家,如何每天持續去完成更好的事情,成為追求幸福的行動家。

如何成為一個「幸福行動家」呢?首先,有行動才有幸福感,第二、具規劃力、執行力,第三、要增加檢視力。舉例來說,如果你的痛苦就是工作進度一拖再拖,總是沒有辦法完成每週總結,忙了一天也看不出成果,沒有時間休息、休閒、學習。那麼你可能存在以下三個問題,首先,突然有一天完全沒有會議,或沒有緊急的事情,反而不知道要做些什麼,這就是不懂得運用大塊時間;其次,常被突發事件打亂原定計畫,沒辦法準時結束專案,也很難預估一件專案所需耗費的時間;最後,行程都是「被」排定的,要準備Meeting或討論,完全沒有一個行程是自己安排的。

事實上,很多人都跟上述一樣,只是窮忙族,對於事情的掌握度不清楚,更別說想要每天感受到幸福,要從窮忙族走到幸福的那端不容易,需要靠很多「行動」,一步一步累積,過程漫長且曲折,所以一路上要有旺盛的鬥志,有好的方法,而且要靈活運用。有些人閱讀時間管理的書,但仍舊不開心、不幸福,因為「知道不等於做到」!

追求幸福人生,首要工作為做好時間管理,分為六個流程,包含收集、加工、組織、排程、行動、檢視,希望透過這套系統,能增加執行力、效益,其中前三項可以提高規劃能力。首先,「收集」就是把各種會干擾你頭腦正常運作的雜事都蒐集起來,堆放在頭腦以外的地方,這樣頭腦裡就不用塞滿各種需要完成的事情,只需要專注在現階段需要完成的事情上,頭腦適合做思考,但不適合做記錄,因此需要一個好的「收件匣」,可以是筆記本、手機、PDA,甚至是一張折疊起來的A4紙。

接著談到規劃力,預先思考,並決定出雜事的優先順序,放入待辦事項中,再將雜事「加工」成行動,例如「輪胎破了」是一件雜事,但是「打電話給輪胎店派人來拿車」是一個行動。當需要的行動數量越來越大,就必須透過「組織」將行動系統化,並且放入適當的場合中,來達到最大的效益,例如:提醒吃藥這件事,你可以將鬧鐘設定在該吃藥的時間,時間到了自然會提醒你,你不用在做事情時,還掛心吃藥的事情。

「排程」,即安排行程。第一、找出一天當中必須要做的、最重要的事情,至少三件,才不會讓一天白白度過;第二、利用做完這些重要事情後的空檔,來做瑣碎的事情。然後將排程化為行動,越大越重要的事情,越需要先完成,先把一天中最痛苦的事情解決,那麼剩下的事情,就不算什麼了!最後不要忘記瑣碎的事情,因為即使再瑣碎,還是得完成。其中,批次處理的觀念很重要,也就是把類型一樣的事情一起完成,例如:寄E-mail,將一天中所有需要以mail連繫的對象,及事情集中一次完成,大約花費10到20分鐘,但如果分散到一天的各時段中,就會在不知不覺中耗費許多時間,做事情要有系統,不要只憑感覺!

再來是「行動」,談的是執行力,先知道要做哪些事情,大約要花多久時間,建議準備倒數計時器,會是個不錯的方法!每個人可能都曾有過做事十分順利,勢如破竹的經驗,若想保持,就必須每件事都在自己的掌控之中。有些繁重的事務需要長時間進行,可能會越做越疲累,所以建議適時抽離,處理別的事情,你會產生一種渴望性的動力,想回到原來繁重的事務上,這時,你會再回到勢如破竹的模式!

最後,談到「檢視」,車子需要定期保養,時間管裡流程當然也需要定期檢視,並且記錄追蹤,才有辦法讓自己進步,並且與現況相符。

其實每個人的身邊,都有很多很好的時間管理工具,希望大家好好思考、善加運用,並且與這些流程環環相扣,讓自己為自己打氣,成為追求幸福的行動家!

NO.741 | 更新時間: 2010/09/27 | 點閱: 914 | 下載:

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