110學年度全面品質管理研習會特刊 2022/05/21

110學年度全面品質管理研習會特刊 全面品質管理之產學創新與永續經營-110學年度第12屆品管圈競賽第二名救火圈

救火圈為資訊處成員組成,因資訊處業務性質為提供全校資訊相關業務諮詢與解決方案推廣,經常像救火隊般緊急提供急難協助,因此命名「救火圈」。該圈輔導員為林錦河、圈長林東毅、圈員為劉育辰、郭嘉萍、許雅婷、陳麗婷、張紅燕、張淑美、林承楷和賴怡瑄。

改善主題訂為「提升Office365導入成效」本校109年起開始導入Office365系列軟體應用,幾個月後大量導入雖有成效,但學校高階主管對行政單位使用成效,仍表達需改善以提升全校行政作業效率。因此把握Office365使用狀況後,救火圈有必要對全校行政人員加強此軟體應用能力,持續推動數位轉型。

透過問卷對全校行政人員進行使用現況調查,包括軟體使用之運用程度、熟悉度及幫助程度,並就現況平均值進行分析,經上級指示要求先提升20%,將此設定提升「Office 365導入成效」各項平均值20%為目標。

為達成主題目標,利用魚骨圖進行成效不佳的要因分析,各項分析的要因計41項,考量圈員能力,採評價法評選重要要因共6個,包括缺少作業參考範列、替代產品多,使用習慣問題、工作業務太多、技術支援能力不足、新工具未能取代舊工具以及功能太多太雜操作困難。

再以上述評選之重要要因,結合開放性問題設計,再運用Office 365表單工具,針對全校行政人員進行問卷調查,經驗證後,決定選取累計影響度最接近80%的前4個要因,做為真因進行改善,包括工作業務太多,教育訓練時間過長,難配合學習(工作業務太多)、功能太多太雜易操作不當,導致後續操作沒自信(功能太多太雜、操作困難)、單位需求不明,缺少作業應用參考範列(缺少作業參考範例)以及操作上遇到問題時,無人可即時提供諮詢或協助(技術支援能力不足)。

對策擬定完成後,對每項真因進行試行計畫、實施過程、效果檢討及試行後對策處置的整理。對於簡化Office 365教育訓練,辦理相關課程並嘗試縮短各課程時數、重新規劃既有課程,分初、中、高階課程等;至於種子人員訓練,調查各單位需求並提供解決方案,完整規劃Office 365的27小時課程,請各一級單位派1~2名種子人員進行訓練;強化聯合服務臺對使用者作業支援,聯合服務臺同仁應參加Office 365課程,將服務臺解答系統問題案件之查閱,放置於SharePoint網站,供同仁參考。

各項對策實施後,再次進行使用現況調查問卷,其中「使用過的Office 365工具(比率)」、「使用Office 365工具對你工作上的幫助程度」、「對Office 365工具的功能熟悉度」、「對 Smart PDCA會議模式的作業熟悉度」等4個項目達成目標,「每週使用以下Office 365工具的平均天數」1個項目未達成目標,可做為之後持續改善的目標,救火圈考慮下期活動可針對此目標執行改善計畫,並配合已訂定之教育訓練計畫,定期檢視是否有改善空間。救火圈的4個檢核項目達標,代表對策有效,透過強化服務支援,可以讓使用者更有信心的在工作上運用,促進本校組織流程改善與效率提升。(文/宋品萱)

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NO.1143 B | 更新時間: 2022/05/21 | 點閱: 88 | 下載:

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